01
Responsable del tratamiento
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, el Best Western Plus Hotel San Diego Medellín, operado por IDCS Group, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recopilados a través de sus canales de atención, reservas y servicios.
- Razón social: IDCS Group
- Nombre comercial: Best Western Plus Hotel San Diego Medellín
- Domicilio: Cl. 31 #43 - 90, La Candelaria, Medellín, Colombia
- Correo de contacto: comercial@bwpsandiego.com
- Teléfono: 302 356 6071
La presente Política de Privacidad aplica a todos los datos personales tratados por el Hotel en el marco de sus actividades de hospedaje, eventos, restaurante y servicios complementarios, ya sea que se recopilen de forma presencial, telefónica, por correo electrónico, WhatsApp o a través del sitio web bestwesternmedellin.com.
02
Datos que recopilamos
El Hotel recopila únicamente los datos personales necesarios para las finalidades descritas en esta política. La recopilación se realiza de forma lícita, leal y transparente.
Datos de identidad y contacto
- Nombre completo y tipo de documento de identidad (cédula, pasaporte o cédula de extranjería).
- Número de documento de identidad.
- Correo electrónico y número de teléfono o celular.
- Dirección de residencia o domicilio (para facturación y convenios corporativos).
- Fecha de nacimiento (para verificación de edad y beneficios especiales).
- Nacionalidad y país de procedencia (obligatorio por normativa de registro hotelero).
Datos de la reserva y estadía
- Fechas de check-in y check-out, número de noches y tipo de habitación.
- Número y nombres de acompañantes registrados.
- Preferencias de habitación, solicitudes especiales y notas de servicio.
- Historial de estadías y consumos en el Hotel.
Datos de pago y facturación
- Método de pago utilizado (no almacenamos datos completos de tarjeta de crédito).
- NIT o cédula para emisión de factura electrónica DIAN.
- Datos de la empresa para convenios corporativos y facturación a terceros.
Datos de navegación web
- Dirección IP, tipo de navegador y sistema operativo.
- Páginas visitadas, duración de la visita y fuente de acceso al sitio.
- Datos recopilados mediante cookies y herramientas de analítica web (ver sección 8).
Datos sensibles: el Hotel no recopila, de forma ordinaria, datos sensibles como origen racial o étnico, orientación sexual, afiliación política, creencias religiosas ni datos de salud, salvo cuando sea estrictamente necesario por razones de seguridad o salud pública y siempre con autorización expresa del titular.
03
Finalidades del tratamiento
Sus datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:
Finalidades necesarias para la prestación del servicio
- Gestionar, confirmar y ejecutar reservas de hospedaje, eventos y servicios complementarios.
- Realizar el registro de huéspedes conforme a la normativa colombiana (Resolución 0657 de 2016 de Migración Colombia).
- Emitir facturas, recibos y documentos fiscales conforme a las normas de la DIAN.
- Procesar pagos y gestionar el cobro de los servicios contratados.
- Gestionar reclamaciones, quejas, peticiones y devoluciones.
- Garantizar la seguridad de las instalaciones mediante sistemas de videovigilancia.
Finalidades con autorización expresa del titular
- Enviar comunicaciones comerciales sobre ofertas, promociones y novedades del Hotel.
- Realizar encuestas de satisfacción y estudios de calidad del servicio.
- Personalizar la experiencia del huésped en estadías futuras.
- Incluir al titular en programas de fidelización o beneficios para clientes frecuentes.
El titular puede retirar su autorización para las finalidades opcionales en cualquier momento, sin que ello afecte la legalidad del tratamiento previo a la retirada.
04
Base legal y autorización
El tratamiento de datos personales por parte del Hotel se apoya en las siguientes bases legales previstas en la Ley 1581 de 2012:
- Ejecución de un contrato: el tratamiento es necesario para la prestación del servicio de hospedaje contratado por el titular.
- Obligación legal: el registro de huéspedes y la emisión de facturas son obligaciones impuestas por normas colombianas de obligatorio cumplimiento.
- Interés legítimo: la gestión de la seguridad de las instalaciones mediante videovigilancia, dentro de los límites establecidos por la ley.
- Autorización expresa del titular: para el envío de comunicaciones comerciales, encuestas de satisfacción y personalización del servicio.
Al momento del check-in o de la reserva, el Hotel recabará la autorización del titular para el tratamiento de datos con finalidades opcionales. Dicha autorización es libre, previa, expresa e informada, y puede revocarse en cualquier momento.
Menores de edad: el tratamiento de datos de personas menores de 18 años requiere autorización de su representante legal. El Hotel no recopilará datos de menores de edad para finalidades distintas de las necesarias para la prestación del servicio de hospedaje.
05
Conservación de datos
Los datos personales serán conservados durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recopilados y para dar cumplimiento a las obligaciones legales y fiscales aplicables:
- Datos de reserva y estadía: 5 años a partir del fin de la estadía, conforme a las obligaciones de registro hotelero y prescripción de acciones civiles.
- Datos de facturación: 10 años a partir de la emisión del documento fiscal, conforme a las normas tributarias colombianas.
- Imágenes de videovigilancia: máximo 30 días calendario, salvo que exista requerimiento de autoridad competente.
- Comunicaciones comerciales: hasta que el titular retire su autorización o solicite la supresión de sus datos.
- Datos de navegación web: máximo 26 meses conforme a las prácticas estándar de analítica web.
Transcurridos los plazos anteriores, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados para fines estadísticos, salvo obligación legal de conservación adicional.
06
Transferencia a terceros
El Hotel no vende, alquila ni cede datos personales a terceros con fines comerciales propios. Sin embargo, para la correcta prestación de los servicios, los datos podrán ser compartidos con los siguientes destinatarios:
Encargados del tratamiento
- Proveedores de tecnología: plataformas de gestión hotelera (PMS), herramientas de correo electrónico y CRM que actúan como encargados del tratamiento bajo contrato con garantías de confidencialidad.
- Pasarelas de pago: entidades financieras y procesadores de pago para la gestión de transacciones, bajo las normas PCI-DSS aplicables.
- Proveedores de analítica web: Google Analytics para el análisis del uso del sitio web (datos anonimizados o pseudonimizados).
- Servicios de traslado: aliados de transporte ejecutivo cuando el huésped solicite este servicio, compartiendo únicamente el nombre y el itinerario.
Autoridades competentes
- Migración Colombia: registro de huéspedes extranjeros conforme a la normativa migratoria.
- DIAN: información fiscal relacionada con la facturación electrónica.
- Autoridades judiciales o de policía: cuando exista requerimiento legal o judicial debidamente fundamentado.
Transferencias internacionales: cuando alguno de los proveedores tecnológicos procese datos fuera de Colombia, el Hotel garantizará que dicho tratamiento se realice con niveles de protección adecuados conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
07
Derechos del titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer: acceder de forma gratuita a sus datos personales que estén siendo tratados por el Hotel.
- Actualizar: solicitar la actualización de sus datos cuando estén desactualizados o sean incompletos.
- Rectificar: solicitar la corrección de datos inexactos, parciales, fraccionados o que induzcan a error.
- Suprimir: solicitar la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios para la finalidad declarada o cuando el tratamiento no cumpla con la Ley 1581 de 2012. Este derecho no aplica cuando el Hotel tenga obligación legal de conservarlos.
- Revocar la autorización: retirar el consentimiento otorgado para el tratamiento, sin efecto retroactivo.
- Presentar quejas: ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando considere que sus derechos han sido vulnerados.
- Ser informado: conocer el uso que se le ha dado a sus datos personales.
Cómo ejercer sus derechos
Para ejercer cualquiera de estos derechos, el titular deberá enviar una solicitud escrita a comercial@bwpsandiego.com, indicando su nombre completo, número de documento de identidad, el derecho que desea ejercer y los hechos que motivan la solicitud.
El Hotel responderá en los siguientes plazos:
- Consultas: 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles adicionales con aviso previo.
- Reclamos (actualización, rectificación, supresión, revocación): 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles adicionales con aviso previo.
08
Cookies y tecnologías web
El sitio web bestwesternmedellin.com utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación, analizar el tráfico y medir el rendimiento del sitio. A continuación se describen los tipos de cookies utilizadas:
Cookies técnicas (necesarias)
- Permiten el correcto funcionamiento del sitio web, como la gestión de sesiones y la navegación entre páginas. No pueden desactivarse.
Cookies de analítica
- Google Analytics: recopila información anónima sobre el comportamiento de los visitantes (páginas visitadas, duración, fuente de tráfico) para mejorar los contenidos del sitio. Los datos se procesan de forma anonimizada.
- Google Tag Manager: gestiona el disparo de etiquetas de seguimiento de conversiones e interacciones.
Gestión de cookies
El usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies. Sin embargo, la desactivación de cookies técnicas puede afectar el correcto funcionamiento del sitio. Las instrucciones para gestionar cookies se encuentran en la configuración de cada navegador:
- Google Chrome: Configuración → Privacidad y seguridad → Cookies.
- Mozilla Firefox: Opciones → Privacidad y seguridad → Cookies y datos del sitio.
- Safari: Preferencias → Privacidad → Cookies.
- Microsoft Edge: Configuración → Privacidad, búsqueda y servicios → Cookies.
09
Seguridad de la información
El Hotel adopta medidas técnicas, organizativas y administrativas apropiadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la pérdida, alteración, divulgación o destrucción accidental o ilícita. Entre las medidas implementadas se encuentran:
- Transmisión cifrada de datos mediante protocolo HTTPS (TLS) en el sitio web.
- Acceso restringido a los datos personales, limitado al personal del Hotel con necesidad legítima de acceso.
- Uso de contraseñas seguras y autenticación para el acceso a sistemas de gestión hotelera.
- Acuerdos de confidencialidad con todos los empleados y proveedores que accedan a datos personales.
- No almacenamiento de datos completos de tarjetas de crédito; el procesamiento de pagos se realiza a través de pasarelas certificadas PCI-DSS.
No obstante lo anterior, ningún sistema de transmisión o almacenamiento de datos es completamente seguro. En caso de que el Hotel detecte una brecha de seguridad que afecte datos personales, notificará a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio en los plazos y condiciones establecidos por la normativa aplicable.
10
Contacto y reclamaciones
Para cualquier consulta, ejercicio de derechos o reclamación relacionada con esta Política de Privacidad o con el tratamiento de sus datos personales, puede contactarse con el Hotel a través de los siguientes canales:
- Correo electrónico: comercial@bwpsandiego.com (asunto: "Protección de datos")
- Teléfono / WhatsApp: 302 356 6071
- Dirección física: Cl. 31 #43 - 90, La Candelaria, Medellín, Colombia
Si considera que sus derechos no han sido atendidos de manera satisfactoria por el Hotel, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos personales en Colombia, a través de su sitio web www.sic.gov.co o en su sede ubicada en Bogotá D.C.
El Hotel se reserva el derecho de actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios en la normativa vigente o en sus prácticas de tratamiento. La versión actualizada se publicará en este sitio web con indicación de la fecha de modificación. El uso continuado del sitio o de los servicios del Hotel tras la publicación de una nueva versión implica la aceptación de los cambios.
Esta Política de Privacidad fue actualizada por última vez en abril de 2026 y cumple con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 del sector comercio, industria y turismo de Colombia.